Hoe verminder je gemiste afspraken met automatische herinneringen?
Het korte antwoord
We koppelen je agenda of boekingstool aan een tool die sms- of WhatsApp-berichten verstuurt. Voor elke afspraak krijgt de klant een korte herinnering met datum, uur en een eenvoudige manier om te bevestigen, te annuleren of te verplaatsen. Een moment dat op tijd vrijkomt, kan je aan iemand anders aanbieden in plaats van het leeg te laten.
Bijgewerkt: 9 oktober 2026
Waarom klanten niet komen opdagen
Meestal is het geen onwil: de klant is het vergeten, of weet niet meer hoe hij kan annuleren zonder te bellen. Een herinnering op het juiste moment, met een eenvoudig antwoord, lost een groot deel van het probleem op.
Studies, vooral in medische praktijken, tonen dat sms-herinneringen afwezigheden verminderen. Het effect verschilt per sector: meet het in je eigen zaak.
Wat je nodig hebt
- Een agenda of boekingstool waarin elke afspraak een naam en een telefoonnummer heeft: Google Agenda, Outlook of je eigen vaksoftware.
- Een kanaal: sms voor iedereen, WhatsApp voor klanten die daarmee akkoord gingen.
- Een automatiseringstool die de agenda leest en de herinnering op het juiste moment verstuurt.
Hoe het werkt, stap voor stap
- 1De afspraak staat in de agenda, met het nummer van de klant.
- 2De dag ervoor, of twee dagen ervoor afhankelijk van je activiteit, vertrekt automatisch een herinnering.
- 3De klant antwoordt ‘OK’ of ‘annuleren’, of kiest via een link een ander moment.
- 4Een annulering maakt het moment vrij in de agenda, en jij krijgt een melding.
- 5Heb je een wachtlijst, dan kan het vrije moment daar aangeboden worden.
Voorbeeld van een herinnering
‘Dag [voornaam], even een herinnering: morgen om [uur] heb je een afspraak bij [bedrijf]. Antwoord OK om te bevestigen, of verplaats hier: [link].’
GDPR: herinnering of marketing?
Een afspraakherinnering is een dienstbericht: het gaat over een afspraak die de klant zelf maakte. Vermeld het in je privacybeleid en geef de klant de mogelijkheid om bezwaar te maken.
Een promotie of nieuwsbrief is marketing: daarvoor is aparte toestemming nodig, met een vakje dat niet vooraf is aangevinkt en een uitschrijfmogelijkheid op elk moment. Akkoord voor herinneringen geldt niet voor promoties.
Tips
- Eén herinnering volstaat vaak; maximaal twee voor afspraken die lang op voorhand gemaakt zijn.
- Altijd een eenvoudige manier om te annuleren: wie met één klik kan annuleren, verwittigt vaker.
- Verstuur op een redelijk uur, niet laat op de avond.
- Noteer je afwezigheidsgraad voor en na, om te zien wat het bij jou verandert.