Je mailbox staat vol met dezelfde vragen? Je assistent zet het antwoord al klaar.
Boekhoudkantoren krijgen elke dag vragen van klanten, documenten om op te volgen en brieven die telkens bijna hetzelfde zijn. Wij helpen je AI en automatisering slim in te zetten, met respect voor de vertrouwelijkheid van je klanten.
Waar kantoren tijd verliezen
Steeds dezelfde vragen
"Wat moet ik nog binnenbrengen?" en "Wanneer is de deadline?" per mail en telefoon.
Documenten opvolgen
Klanten herinneren aan ontbrekende stukken kost veel tijd en blijft vaak liggen.
Standaardbrieven en mails
Telkens bijna dezelfde tekst, en toch telkens opnieuw aanpassen.
Twee talen
Klanten in het Nederlands en het Frans, en elke mail moet correct zijn.
Hoe we helpen
Basis: een AI-assistent die je kantoor kent
- Een AI-assistent (vaak Copilot in Outlook, of ChatGPT) met je eigen sjablonen, werkwijze en toon
- Kant-en-klare opdrachten voor antwoorden op klantvragen, herinneringsmails en standaardbrieven
- Correcte vertalingen NL ↔ FR in de stijl van je kantoor
- Duidelijke regels over welke klantgegevens nooit in een AI-tool horen
Extra optie: automatisering
- Herinneringen aan klanten voor ontbrekende documenten, nadat we gecontroleerd hebben dat je software dat toelaat
- Inkomende vragen sorteren en een conceptantwoord klaarzetten in je mailbox
- Maandelijkse opvolging: sjablonen bijwerken en nieuwe functies uitleggen
Vertrouwelijkheid eerst
Zakelijke accounts
We raden zakelijke versies aan waarbij je gegevens niet gebruikt worden om de AI te trainen.
Duidelijke afspraken
Samen bepalen we wat wel en niet in een AI-tool mag, en we leggen dat vast.
Jij blijft verantwoordelijk
De assistent maakt voorstellen; jij controleert alles voordat het vertrekt.
Een voorbeeld uit de praktijk
- 1Een klant mailt: "Welke documenten moet ik nog bezorgen voor mijn aangifte?"
- 2Je opent de mail in Outlook en vraagt de assistent om een antwoord.
- 3Je krijgt een duidelijk antwoord met de lijst uit je eigen sjabloon, in de taal van de klant.
- 4Je controleert, past aan waar nodig en verstuurt.
We geven geen fiscaal of boekhoudkundig advies en bouwen geen e-facturatie (Peppol). We helpen je de tools die je al hebt beter te gebruiken.
Meer over de AI-assistent
Hoe kies je tussen ChatGPT, Copilot, Gemini en Claude, en wat stellen we precies voor je in?
Veelgestelde vragen
Is het veilig om klantgegevens in een AI-tool te gebruiken?
Alleen met de juiste instellingen en afspraken. We raden zakelijke versies aan, stellen regels op over wat nooit gedeeld mag worden en houden gevoelige gegevens erbuiten waar het kan.
Werkt dit met onze boekhoudsoftware?
Voor de AI-assistent is dat niet nodig. Voor automatische herinneringen bekijken we eerst of je software een koppeling toelaat.
Doen jullie ook Peppol of e-facturatie?
Nee. Daarvoor heb je je boekhoudsoftware of een erkende provider. Wij helpen met de mails en documenten rond je werk.
Wie verstuurt de berichten?
Jij. De assistent maakt voorstellen, en niets vertrekt zonder jouw controle, tenzij je samen met ons duidelijke automatische herinneringen instelt.
Laten we kijken of het bij je bedrijf past
Laat je gegevens achter en we bellen je terug voor een kort kennismakingsgesprek. Gratis en vrijblijvend.
- Een gesprek van 15 minuten
- We tonen je waar het geld weglekt en wat je kan winnen
- Een eerlijk antwoord, ook als automatisering niet nodig blijkt
Liever mailen? info@vocalic.be